Rehobothschool Loosdrecht

AC reglement

 

 

Rehobothschool Loosdrecht, maart 2011

 

 

 

Inhoud

 

1.   AC reglement Rehobothschool Loosdrecht……………………………………    pagina 3

 

2.   Procesbeschrijving samenstelling AC………………………………………….       pagina 6

 

3.   Functieomschrijving AC-lid………………………………………………………         pagina 7

3.1 Functieomschrijving voorzitter AC…………………………………………….        pagina 7

3.2 Functieomschrijving penningmeester…………………………………………       pagina 7

3.3 Functieomschrijving secretaris…………………………………………………         pagina 7

 

4. Functieomschrijving klassenouder………………………………………………        pagina 8

 

 

 

 

1. AC reglement Rehobothschool Loosdrecht

Gemaakt op 7 maart 2011

 

 

Begripsbepalingen:

In dit reglement verstaan wij onder:

·         AC-leden: de ouders, voogden of verzorgers van de leerlingen die de school bezoeken, voor zover zij met ouderlijk gezag zijn bekleed die zitting hebben in de activiteitencommissie (AC).

·         Ouders: de ouders, voogden of verzorgers van de leerlingen die de school bezoeken, voor zover zij met ouderlijk gezag zijn bekleed.

·         Klassenouders: de ouders, voogden of verzorgers van de leerlingen die de school bezoeken, voor zover zij met ouderlijk gezag zijn   bekleed die de leerkracht ondersteunen bij binnen en buitenschoolse activiteiten.

·         Leerlingen: alle kinderen die op de Rehobothschool Loosdrecht zijn ingeschreven.

·         Directie: directeur van de school

·         Team: alle medewerkers van de Rehobothschool Loosdrecht

·         Medezeggenschapsraad (MR): de medezeggenschapsraad als bedoeld in artikel 3 van de wet.

·         School: Rehobothschool Loosdrecht

 

Doelstelling:   

·         Het organiseren en coördineren van feesten en andere activiteiten voor de kinderen van de school in samenspraak met het team.

 

Samenstelling:

·         De AC bestaat uit maximaal 12 leden.

  •   Uit één gezin kan niet meer dan één persoon lid zijn van de AC.
  •   Alleen ouders die verklaren hun taken in de AC te vervullen in overeenstemming met de grondslag en de doelstellingen van   de stichting             kunnen lid zijn van de AC. Een lid van de AC mag geen lid zijn van de MR.

·         De AC kiest uit zijn leden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Deze hoeven niet deel te nemen in commissies.

·         De zittingsduur van de leden bedraagt maximaal drie jaar. Na die drie jaar is een AC-lid aftredend, zij zijn wel herkiesbaar (zie                            procesbeschrijving samenstelling AC).

·         De voorzitter deelt de samenstelling van de AC en de verdeling van de functies binnen de AC, aan het begin van elk schooljaar mee aan de      directie, MR, team en aan de ouders.

·         Directie, teamleden of MR-leden kunnen door de AC worden uitgenodigd een vergadering bij te wonen.

·         Het lidmaatschap van de AC eindigt tussentijds:

       a.  onmiddellijk ingaand bij schriftelijke mededeling van het lid aan de voorzitter, of bij mondelinge mededeling tijdens de v  vergadering.

  b.  onmiddellijk indien het lid niet langer tot de geleding ouders behoort.

·         De ouders kunnen ten alle tijden een lid uit de AC ontslaan dat naar de mening van een tweederde van de meerderheid van de ouders zijn      taak als zodanig niet naar behoren vervult (zie taakomschrijving AC-leden).

·         Het besluit voor ontslag kan alleen worden genomen als de betrokkene in de gelegenheid is gesteld kennis te nemen van de tegen hem           ingebrachte bezwaren en in de gelegenheid is gesteld zich daartegen te  verweren.  

·         In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

 

 

 

Taakomschrijving:

 

Er zijn taakomschrijvingen voor:

·         AC-leden

·         Voorzitter AC

·         Secretaris AC

·         Penningmeester AC

·         Klassenouders

 

Taakuitvoering:

·         Er wordt een jaarplanning samengesteld door het team met de verschillende activiteiten van het schooljaar.

·         In overleg met het team kan de AC met eigen initiatieven komen om een activiteit te organiseren. Dit verzoek moet voor 1 mei voorgaande       het schooljaar ingediend zijn bij de contactpersonen vanuit het team.

      De activiteiten die de AC organiseert en coördineert zijn in overeenstemming met de grondslag en de doelstellingen van de stichting.

·         De AC aanvaardt en erkent de verantwoordelijkheid die de directie en het team heeft ten opzichte van de leerlingen.

·         De AC-leden zijn verplicht tot geheimhouding van informatie die zij in hun rol vernemen en waarvan de geheimhouding nadrukkelijk is opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.

·         De AC-leden hebben in overleg met de directie het recht op toegang tot de school ter uitvoering van hun werkzaamheden.

·         Een nieuw AC-lid draait mee met een ouder AC-lid die de betreffende activiteit al eerder heeft georganiseerd.

·         Er zijn draaiboeken voor de verschillende activiteiten, deze draaiboeken worden gearchiveerd op een USB-stick.

 

Samenwerking:

·         De AC start alleen met het organiseren van een activiteit en het samenstellen van een commissie voor deze activiteit wanneer deze                  activiteit is opgenomen in de jaarplanning.

·         Voordat een commissie bezig gaat met het plannen en organiseren van een activiteit, moet er een vergadering gepland worden tussen de         commissie die voor deze activiteit is samengesteld vanuit de AC en die vanuit het team. Deze vergadering zal gepland worden door de               initiators van beide commissies. Tijdens deze vergadering worden ideeën uitgewisseld, gekeken wat de commissies voor elkaar kunnen betekenen rondom deze activiteit, een planning gemaakt voor de werkzaamheden en taken verdeeld. Er komt ook een planning voor wat betreft de vergadermomenten tussen deze 2 commissies om op die manier het proces te bewaken.

·         Na afloop van een activiteit wordt deze door de commissie vanuit de AC en vanuit het team gezamenlijk geëvalueerd en eventuele aanvullingen/verbeteringen worden opgenomen in het draaiboek.

·         AC-leden en klassenouders hebben eerste keuze voor wat betreft het meegaan of deelnemen aan schoolactiviteiten.

 

Communicatie:

·         Alle communicatie tussen AC en team moet verlopen via de twee contactpersonen van het team. Zij brengen informatie vanuit de AC over aan het team en informatie vanuit het team over aan de AC. Ook brengen zij besluiten over en weer over. Afhankelijk van de situatie wordt het juiste communicatiemiddel gekozen.

·         Er kunnen alleen besluiten worden genomen met behulp van formele communicatie (tijdens de vergaderingen).

·         Communicatie die tussen commissieleden van AC en het team plaatsvindt moet ook kenbaar zijn bij de twee contactpersonen van het team en de voorzittter van de AC. Dit kan door middel van notulen van de vergaderingen te overleggen of bij het versturen van een email, door middel van een cc te sturen naar deze personen.

·         Er mogen alleen argumenten aangevoerd worden die betrekking hebben op de organisatie van een bepaalde activiteit binnen de school. Privé omstandigheden van de leden van de AC en het team mogen geen invloed hebben op deze argumenten.

·         Er moet door het team respectvol gesproken worden over de AC zowel tijdens formele en informele communicatie. Het zelfde geldt voor de AC over het team. Aan collega’s en voorzitters de taak om elkaar hierop aan te spreken.

·         Van AC-leden wordt een professionele houding verwacht. Onderlinge verhoudingen dienen te allen tijde ondergeschikt te zijn aan het werk van de AC.

·         Met betrekking tot privé omstandigheden van leerlingen of ouders, wordt van AC-leden verwacht dat zij geen initiatieven, hier omtrent, ontplooien uit naam van de AC.

·         Attenties vanuit de AC worden geregeld door de penningmeester in overleg met de voorzitter.

 

Vergaderingen:

·         De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering.

·         Tijdens de verplichte eerste vergadering worden de taken voor het hele schooljaar verdeeld.

·         Tijdens de eerste vergadering zijn zowel de contactpersonen van het team, de klassenouders en de AC-leden aanwezig.

·         De AC vergadert in een schooljaar maximaal 1 keer in de 8 weken, op van te voren overeengekomen data.

·         De voorzitter is bevoegd de AC bijeen te roepen wanneer hij dit nodig acht.

·         De voorzitter is tot de bijeenroeping verplicht wanneer ten minste tweederde van de AC- leden een verzoek hiervoor schriftelijk hebben  ingediend.

·         Van elke vergadering van de AC wordt door de notulist een verslag gemaakt, dat aan de voorzitter ter goedkeuring wordt toegezonden.

·         Na goedkeuring door voorzitter wordt het verslag aan directie, team en MR ter kennisneming toegezonden.

 

Middelen:

  • De middelen voor het functioneren van de AC bestaan uit bijdragen van de ouders, opbrengsten van de door de AC georganiseerde binnen- en buitenschoolse activiteiten en eventueel door Proceon daarvoor beschikbare gelden. De AC beheert deze gelden dan ook.
  • Voor het beheer van deze gelden kan de directie in overleg met de AC nadere richtlijnen vaststellen.
  • Voor het begin van het schooljaar stelt de AC een concept begroting op voor het komende jaar en overlegd deze aan de directie zodat de directie in overleg met de AC aan de hand van deze conceptbegroting de hoogte van de ouderbijdrage kan vaststellen. Voor het nieuwe schooljaar wordt de begroting ter goedkeuring voorgelegd aan de MR.

 

Wijzigingen:

·         In overleg tussen directie, team en AC kunnen in dit reglement wijzigingen worden aangebracht.


Slotbepalingen:

·         In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslissen AC, team en directie in overleg met elkaar.

 

 

2. Procesbeschrijving samenstelling AC

 

De samenstelling van de AC zal als volgt plaats vinden:

 

  • Uiterlijk 1 mei voorafgaand aan het nieuwe schooljaar dienen AC-leden, die nog niet aftredend zijn, aan te geven of zij het volgende schooljaar in de AC willen zitten.

·      De zittingsduur van de AC-leden bedraagt maximaal drie jaar. Na die drie jaar is een AC-lid aftredend, zij zijn wel herkiesbaar.

  • Aftredende AC-leden zullen opnieuw herkozen moeten worden.
  • Indien er minder dan 12 AC-leden overblijven plaatst de AC in de maandkrant van juni (deadline 15 mei) een oproep voor nieuwe AC-leden (en eventuele functies) en een overzicht van de aftredende AC-leden die herkozen willen worden.
  • Tot uiterlijk 15 juni kunnen nieuwe ouders zich aanmelden voor de AC en eventuele functie door een bericht te sturen aan de voorzitter.
  • De AC kiest zijn eigen leden.
  • Een ouder kan AC-lid en klassenouder zijn. Deze twee functies staan los van elkaar.
  • Na 15 juni is er een lijst met herkiesbare AC-leden en nieuw aangemelde AC-leden. De voorzitter verspreidt deze uiterlijk 22 juni.
  • Elk bestaand AC-lid geeft zijn voorkeur aan uit de lijst met aanmeldingen voor het aantal personen naar op te vullen plaatsen , rekening houdend met het feit dat er minimaal 1 AC-lid van de onderbouw en 1 AC-lid van de bovenbouw in de AC moet zitten. (bijvoorbeeld: er zijn 5 lege plekken ontstaan dus elk AC-lid maakt een top 5 voor deze plekken). Deadline 27 juni.
  • Elk AC-lid levert deze lijst in bij de (aftredende) voorzitter. De (aftredende) voorzitter zal hiervan een overzicht maken. De ouders met de meeste stemmen vullen de plekken op.
  • De voorzitter zal deze ouders inlichten, alsmede de ouders die niet gekozen zijn.

 

 

3. Functieomschrijving AC-lid

 

Wat doet een AC-lid:

·         Een AC-lid organiseert en verleent medewerking aan, activiteiten die deel uitmaken van het lesprogramma van de school of activiteiten die buiten het lesprogramma vallen.    

·         Een AC-lid verzorgt de informatie aan ouders met betrekking tot de activiteiten.

·         Een AC-lid heeft de intentie om alle AC-vergaderingen bij te wonen.

·         Een AC-lid bindt zich aan het AC-reglement.

·         Een AC-lid werkt in commissies.

  •   Een AC-lid die verantwoordelijk is voor een bepaalde activiteit, dient aanwezig te zijn tijdens de voorbereiding en uitvoering    van deze activiteit. En zal dan voornamelijk als meewerkend aanspreekpunt fungeren.
  •   Een AC-lid mag bij alle activiteiten, die geregeld worden door de AC, aanwezig zijn en heeft eerste keus wat betreft het    meegaan op schoolreisje.

 

Wat kan een AC-lid:

  • Een AC-lid is in staat een activiteit van het begin tot het eind te plannen en te organiseren.
  • Een AC-lid is in staat te zorgen voor voldoende mankracht tijdens de organisatie en uitvoering van de activiteit. Hij of zij neemt hiervoor contact op met de klassenouders.
  • Een AC-lid is in staat de touwtjes in handen te houden tijdens de organisatie en uitvoering van een activiteit.
  • Een AC-lid is in staat taken te delegeren.
  • Een AC-lid is in staat binnen een vastgesteld budget een activiteit te organiseren.
  • Een AC-lid is ten alle tijden verantwoordelijk voor het goede verloop van de activiteit.
  • Een AC-lid heeft goede communicatieve vaardigheden en is in staat iedereen te woord te staan met betrekking tot de activiteit.
  • Een AC-lid is in staat samen te werken met AC-leden en teamleden.

 

3.1 Functieomschrijving voorzitter AC

  • Zie functieomschrijving AC-lid.
  • De voorzitter stelt de agenda vast.
  • De voorzitter beheert alle algemene AC-documenten (adreslijst, jaarplanning enz.)
  • De voorzitter houdt toezicht op algemene zaken/helikopterview.
  • De voorzitter woont een teamvergadering bij indien het team daarnaar gevraagd heeft.
  • De voorzitter stuurt na goedkeuring de notulen naar het team, de directie, de klassenouders en de AC.

 

3.2 Functieomschrijving penningmeester

  • Zie functieomschrijving AC-lid.
  • De penningmeester stelt de begroting samen.
  • De penningmeester incasseert de ouderbijdrage en schoolreisjesbijdrage, via automatische incasso.
  • De penningmeester regelt de bussen voor het schoolreisje in samenspraak met de schoolreiscommissie uit het team.
  • De penningmeester beheert de bankrekeningen en bijbehorende pasjes.
  • De penningmeester beheert inkomsten en uitgaven.

 

3.3 Functieomschrijving secretaris

  • Zie functieomschrijving AC-lid.
  • De secretaris notuleert de AC-vergaderingen
  • De secretaris mailt de notulen ter goedkeuring naar de voorzitter.
  • De secretaris beheert de draaiboeken van de activiteiten op een USB-stick.

4. Functieomschrijving klassenouder:

 

  • De klassenouder wordt gevraagd door de leerkracht (de huidige leerkracht kan aan de vorige leerkracht vragen wie geschikte personen zijn en deze dan persoonlijk benaderen).
  • Klassenouders en AC-leden kunnen zich (per mail) opgeven bij de huidige leerkracht.
  • Achter de klassenindeling komt een brief waarin ouders zich kunnen opgeven als AC-lid of klassenouder.
  • In de maandkrant van juni komt ook een oproep voor AC-leden en klassenouders.
  • De klassenouder stelt in samenwerking met de leerkracht, een maillijst samen met alle e-mailadressen van de ouders van de klas en beheert deze.
  • De klassenouder organiseert 1 keer per maand luizencontrole.
  • De klassenouder assisteert in overleg met de leerkracht bij diverse klassenactiviteiten
  • De klassenouder regelt de inzet van hulpouders en rijouders.
  • De klassenouder legt, activiteiten en de hulpouders die daar bij helpen, vast in een schema.
  • De klassenouder verleent medewerking aan AC-leden bij diverse activiteiten die georganiseerd worden door de AC.
  • De klassenouder mag bij alle activiteiten, die geregeld worden door de AC, aanwezig zijn en heeft eerste keus wat betreft het meegaan op schoolreisje.

Agenda

Nog geen items beschikbaar

Rehobothschool

Laan van Eikenrode 51
1231 BN Loosdrecht

t: 035-5821848
e: Directie.rehobothl@proceon.nl